Neulich in der Seminargruppe ...

Gesprächsführung

Machen wir täglich Dutzende Male, kommt vor in allen Lebensbereichen und oftmals besteht ein enger Zusammenhang zu unseren eigenen Zielen: Wir führen Gespräche! Hier ist mein Vorschlag für Kriterien, wie Sie Ihre eigene Gesprächsführung auf Wirksamkeit überprüfen können.

Haben Sie sich mal gefragt, was der zentrale Grund ist, weshalb Sie Gespräche führen? Haben Sie den Eindruck, Sie müssten das machen, da sich die pantomimische Darstellung komplexer Sachverhalte an Ihrem Arbeitsplatz einfach nicht durchgesetzt hat? Wie ist es daheim mit der Familie: Verhalten Sie sich da in Gesprächen anders? Mir geht es an dieser Stelle um die Gesamtheit Ihres Verhaltens aus verbaler Sprache, also den Worten die Sie konkret verwenden, Ihrer Stimme, also wie Sie sprecherisch gestalten, was Sie sagen und was Ihr Körper dabei ausdrückt, während Sie sich in einem Gespräch befinden: Welche Haltung nehmen Sie ein, wie ist der Gesichtsausdruck, gibt es eine gestische und mimische Untermalung des Gesagten? Auf der Suche nach Wirksamkeit ist das bereits ein womöglich vermintes Gelände: Denn wenn Sie sich nicht so anhören und auch nicht so aussehen, wie das, was Sie inhaltlich sagen, dann markiert dies einen trefflichen Ausgangspunkt für Missverständnisse aller Art. Wie kongruent diese Ebenen bei Ihnen sind, bekommen Sie gezielt heraus, indem Sie sich selbst beobachten oder Feedbackerfahrene nach deren Wahrnehmung Ihres Verhaltens befragen.

Bei der Ermittlung der Wirksamkeit in und während eines Gesprächs macht die Unterteilung in Phasen Sinn, die die beiden Kommunikationsebenen Sach- und Beziehungsebene verbinden: Der Gesprächsbeginn oder Einstieg, eine sich anschließende Phase der Situationseinschätzung mit dem Ziel des Abgleichs vorliegender Informationen, ein Ausbalancieren selbiger vor der Hintergrund von Anliegen und Zielen der Gesprächsteilnehmer und schließlich der Abschluss des Gesprächs als Ausgangspunkt nachfolgender verbaler Kontakte.

1. Einstieg

Zu Beginn geht es um die Klärung zweier A´s: Anliegen und Atmosphäre! Setzen Sie am Gesprächseinstieg den Ton – den übrigens im wahrsten Sinne des Wortes – und adressieren Sie die Art und Weise, was (Anliegen!) und wie (Atmosphäre!) miteinander zu (be)sprechen ist.

2. Informationsphase

Packen Sie nun alle Ihnen zur Verfügung stehenden Informationen zum Gesprächsanliegen auf den Tisch, wenn Sie an einem Miteinander interessiert sind. Wer hier Argumente in der Hinterhand behält – typischerweise in Verhandlungen – riskiert zu einem späteren Zeitpunkt den Rückfall in diese Gesprächsphase, was die Unterhaltung in die Länge zieht. Stellen Sie sicher, dass die Gesprächsanteile eine Ausgewogenheit kennzeichnen und nicht nur Sie selbst zu Wort kommen. Je klarer Sie jetzt wissen, wie das Gegenüber die Situation rund um das Anliegen einschätzt, desto leichter können Sie schon dieser Phase Szenarien für den weiteren Verlauf des Gesprächs entwickeln.

3. Verhandlungsphase

Wer macht nun den ersten Schritt in die Gesprächsphase, die dem Ausbalancieren der zuvor ausgetauschten Informationen dient? Kommt der Schritt früh im Gespräch, steigt das Risiko, dass für eine Entscheidung relevante Informationen noch nicht vorliegen. Kommt der Schritt spät, zieht sich das Gespräch in die Länge und es steigt das Risiko, dass die Gesprächsbeteiligten Unsicherheiten zeigen, wohin das Ganze wohl führen wird. Je gründlicher Sie mit der Idee von Gesprächsphasen arbeiten, desto leichter fällt eine Einigung, denn Sie kennen die Entscheidungsmechanismen und wissen um die Anliegen des Gegenübers. So ist es leichter, eine Lösung zum Anliegen des Gesprächs zu entwickeln, die allen Gesprächsbeteiligten gerecht wird.

4. Abschluss

Inhaltlich sind Sie durch mit Ihrem Anliegen, es gibt eine Lösung oder mindestens ein Zugehen auf eine Lösung, doch beendet ist das Gespräch damit noch nicht! Diese letzte Gesprächsphase markiert den Übergang zu nachfolgenden verbalen Kontakten und ist deshalb ideal, um sich der gegenseitigen Wertschätzung zu versichern oder einen Dank auszusprechen – für die Bereitschaft zum Gespräch oder ein zuvor erfolgtes aufeinander zugehen. Klären Sie hier, welche unmittelbaren Folgen das Gespräch hat, ob eine Notiz gefertigt wird oder Dritte über Verlauf und Ausgang eine Querinformation erhalten.

Im Training arbeite ich mit diesem Phasenmodell um Techniken der Gesprächsführung nicht nur global zu testen, sondern auf den Effekt in den einzelnen Phasen zu prüfen: Das ist meine beste Idee, wie Steuerung in Gesprächen funktioniert. Nicht zwingend mit der Vorannahme, den anderen stets überzeugen zu wollen, sondern zuvörderst um nachhaltigen, echten, eben gelebten Austausch zwischen den Gesprächspartnern zu fördern: sachlich-inhaltlich wie menschlich-emotional. Und übrigens: Diese Phasen nicht aktiv zu benutzen heißt nicht, dass der Gesprächsverlauf ihnen nicht doch folgt – ganz im Gegenteil!